במהלך השנים פיתח מכון דיגמה פתרון כולל להערכה וניהול ידע בארגון, המתייחס לזיהוי והגדרת מטרות ויעדים, הגדרת מדדי הצלחה ומערכת ניהול ידע ממוחשבת לתיעוד, מדידה ומעקב, באופן שיקל על הארגון ליישם הערכה פנימית.
הפתרון הכולל להערכה פנימית מאפשר יישום תהליכים, יכולות מדידה והפקת תובנות שבעבר היה מאוד קשה להשיגם בכוחות פנימיים וכל זאת בעלויות אטרקטיביות.
לכל ארגון ניתן פתרון המותאם בדיוק לצרכיו.
מטרות הערכה
הפתרון הכולל להערכה ומדידה של מכון דיגמה, מתבסס על מהלך משותף של כל המובילים בארגון להשגת היעדים הבאים:
1. להתאים את התשומות וההתערבות באופן מיטבי לצרכי לקוחות הארגון ומוטביו, לאורך זמן.
2. לקיים תהליכי למידה פנימיים, הדרכה ורפלקציה שוטפים הנשענים על מידע מקיף ומבוסס.
3. לממש את אחריות של כל הדרגים בארגון, באמצעות דיווח לעמיתים, מנהלים, שותפים ותורמים.
בהתאם לכך, ההערכה משרתת במקביל פונקציה מעצבת ופונקציה מסכמת.
גישת דיגמה להערכה פנימית בארגון
במרכז תהליכי הערכה הפנימיים עומדים הערכת האפקטיביות המיידית והערכת אפקטיביות מתמשכת ביחס ללקוחות הארגון באופן שתהלום את חזון ורוח הארגון.
- תנועה בין הערכה מבוססת מטרות לבין הערכה אקספלורטיבית, חופשיה ממטרות, בהתאם לאופי הפרויקט ורמת בשלותו..
- הערכה מעצימה – הפקדת תהליכי הערכה בידי עובדי הארגון באופנים שונים:
- שילוב תהליכי הערכה בתוך תהליכי העבודה השגרתיים בהיבטים של תכנון, ביצוע ובחינת תוצאות
- מדידה מרמת הלקוח ועד רמת הארגון
- הפקת דו"חות לפי נושאי מיקוד שונים
- דיאלוג קבוע בין המטה לשטח בממצאי הערכה תקופתיים, בסיוע פונקציית מטה מרכזית האחראית על הערכה.
- גישה מרובת מימדים
- במדדי ההערכה – מעגלי ההתערבות
- שילוב והצלבה של מקורות מידע, כלי הערכה ומערכי הערכה
- בטווחי זמן – מיידיות ומתמשכת
- גישה כוללת – של תשומות, תהליכים, תפוקות ותוצאות
- דיאלוג מתמשך עם הערכה חיצונית
פתרון מחשובי
היכולת ליישם הערכה פנימית נשענת על מערכת ניהול ידע, קלה לתפעול וזמינה. לצד מתן דו"חות עדכניים בכל רגע נתון המערכת מספקת לארגון יתרונות נוספים:
- טרמינולוגיה אחידה בין כל אגפי הארגון
- המערכת מותאמת לתהליכי העבודה בארגון באופן אחיד לכל המשתמשים
- נגישות למידע בכל מקום לפי מדיניות הרשאות
- זמינות המידע בהקשת כפתור
- קלות ונוחיות בפעולות עדכון ותפעול המערכת
- שיפור אפקטיביות העובדים באמצעות דו"חות סטטוס יומיים
- פונקציות נוספות לנוחיות העובדים בארגון לביצוע פעולות יומיומיות במהירות ואפילו באופן אוטומטי, אם מתאפשר.
